[Retour d'expérience] Organiser des démos de JdR en convention

Cette période de confinement et de limitation des échanges physiques - et ce hiatus corollaire dans le déroulement régulier des conventions et salons de JdR en raison des circonstances sanitaires actuelles - sont une occasion propice pour faire le point sur les bonnes pratiques et écueils de l'organisation pratique des démonstrations de JdR en convention. Un précédent billet explorait les arcanes de la maîtrise en convention, celui-ci est plus orienté à destination des organisateurs que des meneurs (qui y trouveront néanmoins probablement matière à réflexion).

La plupart de ces recommandations et bonnes pratiques sembleront, pour la plupart des lecteurs, frappées au coin du bon sens. Et pourtant, au cours de mes presque 25 ans d'expérience des démos en convention, j'ai personnellement constaté des pratiques différentes, voire diamétralement opposées, avec inévitablement des résultats au mieux mitigés, et au pire catastrophiques.

Évidemment, comme il s'agit d'un retour d'expérience, toutes ces considérations sont éminemment subjectives et complètement critiquables. Bref, comme disent nos amis anglophones : YMMV (Your Mileage May Vary).

Remarque préliminaire

Il est difficile de proposer des recommandations génériques sur les opérations préparatoires, dans la mesure où les salons et conventions ont chacun leur fonctionnement particulier, qui est souvent décidé unilatéralement par les organisateurs et sponsors du salon.

Certaines conventions demandent des inscriptions en ligne, parfois avec confirmation sur place, d'autres proposent uniquement des inscriptions sur place, certaines font du panachage, etc.

Écartons le cas des tables de démonstration dont certains éditeurs de jeu disposent directement sur leur stand (ayant réservé une partie de leur espace à cet effet), et penchons-nous plutôt sur le cas très fréquent où les organisateurs centralisent les parties de démonstration ou en confient le soin à une entité quelconque (association ou fédération d'associations).

Avant de réfléchir à la meilleure manière de gérer les inscriptions, il est nécessaire de rappeler les deux principales approches des visiteurs.

Les approches des visiteurs

Les visiteurs souhaitant pratiquer des parties de JdR sur les salons et conventions adoptent deux approches non exclusives : celle des "organisés", et celle des "spontanés".

Les tenants de l'approche organisée ont déjà prévu leur journée de convention : ils ont des stands qu'ils veulent visiter en priorité, et des activités qu'ils ont déjà repérées et auxquelles ils veulent participer. En principe, ils ne seront présents à des démonstrations de JdR que si celles-ci s'inscrivent dans leur plan organisé de visite de la convention. Ils ne sont pas contre une partie de JdR impromptue, tant que les horaires de celle-ci ne remettent pas en cause leur planning de convention, et que le lieu de celle-ci ne les oblige pas à s'éloigner trop du lieu de la convention principale (d'autant qu'ils peuvent avoir des contraintes de transport). Pour autant, ils peuvent prévoir des zones de "temps libre" où ils comptent flâner voire se livrer à une activité plus spontanée.

Les aficionados de l'approche spontanée arrivent sans avoir véritablement prévu leur journée de convention. Ils savent globalement de combien de temps ils disposent (sans nécessairement se fixer sur une heure de départ impérative, sauf s'ils ont un train à prendre), et veulent d'abord flâner et découvrir le salon de manière générale avant de se décider sur une activité ou une autre (dont la participation à une partie de démo de JdR peut faire partie). Cela signifie qu'ils n'accepteront jamais de se fixer pendant 2 heures sur une partie de démo au début de leur visite. Ils auront également une certaine réticence à s'inscrire à l'avance à une partie de démonstration, ne se décidant immédiatement que quand la fatigue les rattrapera : vers 13-14h au moment de manger leur sandwich, vers 16h au moment du goûter, et ils savent aussi qu'il faudra rentrer vers 18h30 (voire plus tôt s'ils ont un train / avion à prendre).

La plupart des visiteurs panacheront les deux approches : organisés au début de leur visite, et plus spontanés en fin de visite (sauf si des activités spécifiques telles qu'une passionnante conférence sur l'usage du macramé en JdR sont programmées vers la fin de la journée de convention, auquel cas ces visiteurs garderont une part d'organisation au sein de leur spontanéité).

L'impact des approches sur les méthodes d'inscription aux démos de JdR

En début de journée de convention, il y a évidemment évidemment moins de visiteurs de manière globale, et en outre une proportion plus importante de visiteurs en approche organisée qu'en approche spontanée. Cela signifie qu'en début de journée de convention, il sera très difficile d'attirer spontanément des joueurs à une partie de démonstration de JdR.

Corollaire : si les inscriptions aux parties de démonstration ont été proposées suffisamment longtemps avant la convention (par exemple via une inscription obligatoire sur Internet), alors ces participations aux démonstrations pourront plus facilement s'intégrer dans le plan de visite des visiteurs avec une approche organisée, et se rempliront plus aisément : bref, il y aura moins de chance de trouver des MJ désœuvrés sur le stand, qui se tournent les pouces en attendant des joueurs.

La bonne pratique pour la gestion des parties matinales est donc l'inscription obligatoire préalable à la convention. Cette pratique a cependant un inconvénient qui se ressent plus à partir du milieu de l'après-midi : les créneaux des parties se remplissent vite, et les visiteurs qui ont une approche plus spontanée peuvent se sentir frustrés de ne pas pouvoir s'engager dans une partie impromptue.

L'inscription préalable obligatoire devrait idéalement être complétée en milieu de journée de convention par un fonctionnement plus flexible, en ajoutant par exemple 1 table "tampon" par tranche de 5 tables de JdR avec inscription.

Ces tables tampon seront destinées à des démos de JdR sans inscription préalable, afin d'accueillir les visiteurs non prévoyants et ainsi éviter de leur refuser l'expérience de la partie de JdR en convention. Il est préférable pour éviter la frustration des MJ et les refus des visiteurs que ces tables "tampon" soient des tables proposant des parties courtes voire très courtes, avec des JdR très populaires / grand public (Donjons & Dragons, l'Appel de Cthulhu, Ultime Vengeance 3D, etc.).

La gestion des inscriptions

"Ben, pour s'inscrire, c'est simple, on écrit son nom sur une liste pour indiquer qu'on sera présent à telle ou telle table, en fonction des places disponibles ?"

Non, ce n'est pas si simple, car il y a un certain nombre de paramètres à prendre en compte, notamment la popularité des jeux, le nombre de tables, l'affluence, les annulations de dernière minute, la disponibilité des MJ, etc.

Au cours de ces années de convention, j'ai vu de nombreuses techniques de gestion des inscriptions des tables de démonstration pour gérer ces paramètres. Certaines fonctionnent, d'autres moins, d'autres encore ont été imaginées par des esprits altérés par l'inhalation intensive de solvants à base d'acétone.

Un rappel de bon sens

  • Ne proposer qu'un seul jeu par MJ par créneau par table. Les MJ ont certes tous les dons, sauf celui d'ubiquité. Prévoir qu'un MJ puisse proposer deux jeux alternatifs sur le même créneau revient à prendre le risque de se retrouver avec 2 joueurs qui veulent jouer à Metal Adventures, et 3 qui veulent jouer à L5R : quel que soit le jeu choisi, il y aura des visiteurs frustrés de ne pas jouer au jeu qu'ils ont choisi. Même à supposer qu'un MJ "de secours" essaie de sauver la situation, y aura-t-il une table disponible ou suffisamment de joueurs pour que la partie se déroule correctement ? Cette situation intervient souvent à l'initiative du MJ en question. Qu'il ait peur de ne pas avoir assez de joueurs, ou qu'il soit pathologiquement indécis, peu importe la raison : les organisateurs de la table doivent trouver le courage de lui dire non, et l'obliger à faire un choix.

Les bonnes pratiques des inscriptions en ligne

  • Proposer une sélection limitée de jeux et de créneaux, et ouvrir de nouvelles tables de jeux et de nouveaux créneaux progressivement. Ceci consiste à ouvrir progressivement les tables de jeu 5 par 5, en s'assurant à chaque fois d'avoir au moins 3 propositions de jeux moins connus ou moins populaires sur les 5, et au moins 1 jeu populaire façon Warhammer, Cyberpunk ou Donjons & Dragons. En proposant des jeux moins connus en même temps que des locomotives du marché du JdR, le visiteur souhaitant s'inscrire peut découvrir au moins par le bouche-à-oreille (enfin l'écran-à-œil) des jeux dont il ignorait peut-être l'intérêt ou l'existence, et qui sont en outre montrés sur un pied d'égalité avec les grosses locomotives précitées (qui n'ont peut-être pas besoin de ça, mais les "petits" jeux, eux, en ont besoin). L'écueil serait de proposer la totalité des créneaux de parties en même temps, ce qui revient à s'assurer que les joueurs potentiels se précipiteront sur les jeux qu'ils connaissent déjà (pas le temps de lire toutes les descriptions !), et prendre de surcroît le risque de condamner les tables concernant des JdR moins populaires ou moins connus à ne pas trouver immédiatement de joueurs.
  • Permettre aux joueurs de choisir le jeu et leur table. Ça y est, j'en vois qui écarquillent les yeux. Oui, il y a des conventions où vous ne choisissez pas à quel jeu vous jouerez. La bonne pratique des inscriptions en ligne consiste à laisser les joueurs s'inscrire à l'avance aux parties de leur choix, et de fermer les inscriptions aux tables quand elles sont pleines. Ceci permet à nouveau de proposer des jeux moins connus sur un pied d'égalité avec des locomotives du JdR, et également assure que chaque joueur qui s'inscrit participera bien à la partie qu'il a choisie (même si son choix était peut-être un peu contraint, au final). Ça fait plaisir aux MJ moins mainstream, et ça évite surtout les frustrations des joueurs qui sont assurés de jouer à la partie qu'ils ont sélectionnée. L'écueil serait de proposer une liste de souhaits et d'affecter les visiteurs aux parties dans l'ordre de leurs souhaits (méthode Parcoursup, dont l'inefficacité est attestée par des dizaines de milliers d'étudiants... J'ajoute que le scrutin de Condorcet sert en principe à sélectionner un seul gagnant qui emportera le plus fort consensus, pas à classer les votants les uns par rapport aux autres !). Avec une telle méthode, les jeux les mieux connus / les plus populaires sont toujours dans les premiers choix des inscrits, les jeux "en avant-première" donc pas nécessairement connus sont le plus souvent les derniers choix, et, pour couronner le tout, les joueurs ne sont presque jamais inscrits au jeu qui aurait eu leur préférence. Conséquence inévitable : les MJ se retrouveront à leur table avec des joueurs qui auraient préféré être ailleurs ! Bref, ce n'est pas une fausse bonne idée, c'est une vraie mauvaise idée.

Gérer les inscriptions sur place

  • La parallélisation des inscriptions sur place. La parallélisation des inscriptions est absolument nécessaire pour gagner du temps et fluidifier l'accueil des visiteurs. La difficulté vient des "collisions" d'inscriptions, qui peuvent aboutir à une table remplie deux fois, ou une table vide à cause d'une inscription auprès de l'un et d'une annulation auprès de l'autre (deux expériences vécues). Il est indispensable de disposer d'un système de centralisation de l'information. Disposer d'un validateur unique des inscriptions est une bonne idée, du moins jusqu'à ce que la personne prenne une pause ou s'épuise. Plus durable (et relevant d'une bonne pratique) est le support unique, éventuellement complété de manière collaborative. Un grand tableau blanc - avec des feutres effaçables neufs (car ils ne le seront plus à la fin de la convention) - bien mis en évidence pour le public est une solution rudimentaire mais très efficace. Quand il y a un système d'inscription en ligne (quel qu'il soit - pas de pub pour un service ou un autre), c'est CE système qui sera la "source de vérité" des inscriptions (modulo le cas des tables "tampon" en fin de journée). Et idéalement, ce système en ligne permettra de montrer le nombre de places disponibles à chaque table. Cela signifie qu'il faudra prévoir des tablettes ou supports informatiques en nombre suffisant pour gérer ces inscriptions sur place mais par le moyen informatique.
  • Prévoir le démarrage des parties à une heure précise, et s'y tenir. Ceci permet aux visiteurs organisés de planifier leur présence, et aux visiteurs plus spontanés de continuer de flâner avant de revenir à l'heure convenue. Ceci permet également de réduire le temps d'attente des participants, ainsi que d'anticiper le remplissage des tables, la disponibilité des meneurs de jeu, les temps de pause et de nettoyage. Évidemment, les MJ doivent être à l'heure, mais la plupart des trucs pour ça se trouvent dans ce billet. L'erreur que j'ai vue commise un nombre incalculable de fois est d'attendre que la table soit remplie "à au moins 3 joueurs" pour faire démarrer la partie. Cet écueil très populaire fait croire aux organisateurs des tables qu'ils sont efficaces en pensant répondre efficacement à la demande des visiteurs. Problème : cette méthode contraint les participants potentiels à attendre que la partie soit suffisamment remplie. Or, cela ne peut pas convenir aux visiteurs organisés puisqu'ils ont un planning à respecter. Cela ne peut pas convenir aux visiteurs spontanés qui, lorsqu'ils attendent, ne sont pas en train de flâner et manquent d'autres opportunités sur d'autres stands. Cela ne peut pas convenir au MJ ni aux participants parce que la durée de la partie sera réduite par le temps d'attente et les éventuels autres engagements du MJ et/ou des participants. Tout tenant du démarrage "quand la table a trois joueurs" devrait être contraint de marcher sur des d4 jusqu'à faire son autocritique publique.
  • Prendre les noms et n° de tel / e-mail des gens qui s'inscrivent. Combien de fois ai-je vu des joueurs ne jamais se présenter alors qu'ils s'étaient censément inscrits ? Dans cette situation des visiteurs ne peuvent pas s'inscrire à une partie qui leur plaît parce que d'autres ont "bloqué la place" et négligé de prévenir de leur empêchement ou de leur annulation. Et comme ils n'ont pas laissé de moyen de les contacter, impossible de clarifier la situation : est-ce un retard ? Un oubli ? Une véritable annulation ? Bref, la bonne pratique est de demander l'e-mail et/ou numéro de téléphone de la personne qui s'inscrit à une partie, à la fois pour la responsabiliser, et à la fois pour s'assurer de pouvoir remplir la table en cas d'empêchement (ou de ne pas le faire en cas de simple retard). Pour les inscriptions en ligne, il est également préférable de recueillir, outre un pseudo, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone des participants (dans le respect des normes RGPD, évidemment).

Comment allouer les tables, et où les placer ?

  • Bien indiquer les tables. Les visiteurs du salon sont... des visiteurs. Connotation de cette désignation, ils ne sont pas censés connaître le salon (même si cela peut être le cas), ni ne savoir se repérer parfaitement dans celui-ci. Les parties et les tables doivent être clairement indiquées, si possible au moment même où le visiteur s'inscrit à la partie. Par exemple, préciser que la partie de WarHamster en table 1, la partie de Abe, Babes and Rollerblades en table 2, celle de Dawg RPG en table 3, avec de gros numéros clairement disposés sur les tables. Idéalement, plusieurs exemplaires d'un plan numéroté des tables disposés non loin du lieu d'inscription permettrait au visiteur de se repérer. De même, si les tables de jeu se trouvent dans un autre lieu, un plan d'accès simple et aisément compréhensible devrait être immédiatement disponible. Ce qui concerne les visiteurs concerne aussi les démonstrateurs et autres MJ invités. Ceux-ci devraient pouvoir trouver la table où ils doivent procéder à la démonstration au moins aussi facilement que les visiteurs, afin d'être rapidement opérationnels et de pouvoir accueillir les participants des démonstrations.
  • Prévoir au moins autant de tables de jeu que de MJ. Les MJ invités ou non sont venus pour faire des démonstrations de certains jeux. Le leur, celui d'un copain, celui d'une grosse locomotive de l'industrie, ou juste un jeu qui leur tient à cœur. Ils ne vont probablement profiter que de 10% de la convention (en allant aux toilettes). Ils sont d'accord avec le fait de tout donner sur 1, 2 ou 3 jours plus les nocturnes et faire des parties de démonstration aussi mémorables que possible. Corollaire, non seulement il ne faut pas leur faire payer le billet d'entrée, mais en outre, et c'est la moindre des choses, les organisateurs doivent être en mesure de leur garantir une table de jeu sur leurs créneaux de démonstration. S'il y a plus de MJ que de tables disponibles, alors les MJ présents vont se trouver en concurrence, ce qui est profondément insupportable pour des MJ, qui n'attendent pas nécessairement les mêmes types de publics, ou qui ne vont pas nécessairement mener des parties de jeux "populaires". Si le nombre de tables est inférieur à celui du nombre de MJ, alors il est préférable que les organisateurs fassent un choix et limitent le nombre de MJ au nombre de tables, tout en prévoyant 2 "réservistes", c'est-à-dire deux membres du stand qui peuvent remplacer au débotté un MJ en cas d'indisponibilité imprévue. Les critères de choix des jeux et MJ sont abordés plus loin dans ce billet.
  • Une table, un MJ. La meilleure option est d'affecter un MJ à une table, où il fera toutes ses démonstrations. C'est simple et compréhensible pour tout le monde. Le MJ a le temps de se familiariser avec la configuration de la table et de déballer ses affaires comme il l'entend, et en outre cela simplifie considérablement l'effort d'indication des tables : on sait que ce MJ mène exclusivement des parties de HackMaster 5e édition, il le fait sur la table 3, donc il est aisé d'expliquer aux visiteurs que toutes les parties de HackMaster 5 se font sur la table 3. Il arrive certes que certains meneurs de jeu démonstrateurs ne soient pas disponibles sur la totalité des créneaux de démonstration (ils ont par exemple un train à prendre, ou ne peuvent être présents que l'après-midi). Ce type de situation peut inciter les organisateurs à modifier l'organisation des tables à chaque ronde : ainsi tel MJ mènerait sa partie sur la table 1 entre 10h et midi, puis sur la table 5 jusqu'à 16h30, avant de faire des parties sur la table 4 jusqu'à 19h. Ces modifications fréquentes de l'affectation des MJ aux tables ont de multiples inconvénients : les MJ perdent du temps entre chaque ronde à déplacer leurs affaires de table en table et à se réinstaller, ce qui est autant de temps qui n'est pas consacré aux visiteurs ; les MJ en avance sur l'horaire sont obligés d'attendre (avec leurs joueurs) les MJ qui n'ont pas encore fini leur démonstration, alors qu'ils auraient déjà pu commencer leur propre partie de démonstration ; les MJ n'ont pas la possibilité de "dépasser" un peu pour plier une partie avant de commencer la suivante ; il devient plus difficile de prévoir des durées de parties variables qui ne soient pas des multiples les unes des autres. S'il n'est pas possible de faire autrement, il est préférable d'essayer de limiter les rotations aux tables "tampons", ou de réserver des tables "tournantes" aux seuls MJ qui ne sont pas présents sur toute la durée de la convention.
  • L'organisation physique des tables. Les organisateurs n'ont pas toujours la "main" sur la configuration des tables de jeu. J'ai souvenir d'une convention où les gestionnaires du site n'avaient prévu que quatre chaises par table de JdR (heureusement, il y avait du temps pour "corriger le tir"), et d'une autre où les tables de JdR étaient placées juste à côté d'un stand de jeu vidéo aux décibels hurlants. De manière générale, il est préférable que les tables soient assez petites, avec 5 ou 6 places assises, relativement espacées les unes des autres, et dans un endroit plutôt calme (si tant est qu'un tel endroit existe dans un salon). Les organisateurs des Rencontres Rôlistes de l'X, quand je m'y suis rendu voici quelques années, se sont avérés à cet égard exemplaires en affectant une salle de cours vide à chaque table de jeu. Quand aucune salle isolée n'est disponible, il y a un arbitrage à faire relativement à la proximité des tables par rapport aux couloirs de circulation. En effet, il est souhaitable que les joueurs puissent jouer dans un calme relatif, mais également important les visiteurs néophytes et intéressés puissent observer le déroulement des parties de démonstration de JdR s'ils n'ont pas pu y participer. Pour gérer ces impératifs contradictoires, les parties les plus proches des couloirs de circulation et des stands d'accueil (où il y a toujours du bruit) devraient être des parties de jeux ne craignant pas (trop) le bruit ambiant, possiblement bruyantes elles-mêmes, et idéalement des parties de jeux séduisants visuellement ou bien de compréhension aisée pour les béotiens. Les tables consacrées à des JdR d'ambiance plus "feutrée" seront plutôt disposées loin des couloirs de circulation et des zones les plus bruyantes.

Quels jeux proposer ?

  • Prévoir des jeux grand public. Je comprends. Y'en a marre de ces conventions où on se limite dans les thématiques et on ne peut pas sortir les joueurs de leurs zones de confort. Trois tables, trois MJ, trois jeux : "Human Cannibal Centipede Sacrifice", "Psychosexual Gore Torment RPG", et le bien-aimé "Tentacle Rape & Terror : the Fataling". Cependant le public des conventions, malgré son esprit ouvert, ne partage pas forcément votre passion pour la sueur, le sang, les larmes, les sécrétions diverses et la terreur. Même si c'est effectivement le cas, on ne peut exclure qu'il vienne en famille, avec compagnon et/ou enfants qui attendent peut-être autre chose de leur partie de JdR qu'un festival gore-sexe. Bref, il n'est pas nécessairement besoin de prévoir un jeu "commercial" ou "mainstream", mais il est indispensable de prévoir une ou plusieurs tables de jeu dont les scénarios ne sont pas interdits aux moins de 12 ans.
  • Prévoir autre chose que les jeux qui vous intéressent. On peut aimer le sport en général, mais avoir une préférence pour le handball par rapport au curling. Le JdR, c'est pareil. Peut-être que vous trouvez les JdR de SF inintéressants, mais vous n'êtes pas le public de la convention. Un certain éclectisme est nécessaire dans les jeux proposés, indépendamment de vos propres goûts. Gardez en tête que, indépendamment de leur notoriété, les jeux ambiance médiéval-fantastique trouveront plus facilement des joueurs, de même que les parties courtes et celles avec un certain second degré (qui peut ne pas être humoristique : les parties de Sombre sont d'une certaine manière assez "méta", et souvent drôles, mais le jeu n'a pas cette vocation de faire de l'humour). C'est la raison pour laquelle les parties de JdR de type médiéval-fantastique (ou renaissance-fantastique, ou orientalisant-fantastique, etc.) devraient idéalement représenter 40 à 50 % des parties à chaque créneau disponible (mais pas plus). L'intérêt est de garder constamment du monde sur le stand afin de "faire venir" des joueurs (car un stand bien achalandé attire naturellement encore plus de monde), tout en proposant un certain éclectisme dans les possibilités qui s'offrent aux visiteurs de découvrir d'autres choses que le médiéval-fantastique.
  • Éviter les mises en concurrence de jeux occupant les mêmes créneaux thématiques. Proposer sur un même créneau horaire plusieurs parties de JdR répondant au même créneau thématique revient à compliquer considérablement la possibilité de remplir ces tables de participants, parce que les jeux entrent alors en concurrence les uns avec les autres. C'est moins vrai pour le médiéval-fantastique, tant ce thème est populaire et tant il en existe de variations : une partie de Donjons & Dragons cohabitera sans mal avec une partie de Conan d20, car malgré les systèmes de jeu proches, l'approche et le style de jeu de ces deux JdR sont assez différents. En revanche, il serait contre-productif de proposer au même moment une partie de Gamma World et une partie de Darwin's World. Dans le cas d'une telle mise en concurrence, ce qui départage au final ces jeux et décide le choix d'un visiteur pour l'une ou l'autre des parties en concurrence tient surtout à son interaction avec les accueillants du stand : si ceux-ci connaissent mieux l'un des jeux proposés ou ont une préférence (assortie d'une certaine faculté de persuasion) pour celui-ci, il y a toutes les chances que le visiteur le choisisse. Cependant, ce n'est pas nécessairement à l'avantage des visiteurs, puisque ce qui importe est moins le goût des accueillants que les envies du visiteur.

Tiens, ben puisqu'on y vient, parlons de l'accueil des visiteurs...

L'accueil des visiteurs

Un visiteur de salon s'approche du stand. Il est physiquement présent, à quelques pas. Il n'est pas nécessairement à la recherche d'une partie de JdR, là, maintenant, tout de suite. Il n'est même pas certain qu'il soit rôliste. Mais puisqu'il est là, à un salon de geeks / gamers, il y a de grandes probabilités qu'il ne soit pas venu recoller le papier peint ! Il cherche quelque chose : un jeu, un bon moment, une bonne balade, une tranche de rire ou de frissons, un dépaysement, etc.

Le matériel d'accueil

  • Plusieurs exemplaires d'un catalogue des parties proposées. Le catalogue des parties et des jeux proposés est peut-être le meilleur allié des accueillants. Il servira de référentiel principal aux visiteurs spontanés établissant la short-list des jeux qui leur plaisent le plus et pour laquelle ils solliciteront peut-être les personnes de l'accueil pour les guider dans leur choix définitif. Ce catalogue peut prendre de multiples formes, mais il est conseillé de prévoir (outre la possible forme "numérique" dans le cadre du référentiel des inscriptions en ligne) au moins deux exemplaires d'un catalogue physique pour le stand (et idéalement un par accueillant pour lui permettre de faire l'article). La présentation du catalogue se doit d'être la plus simple et claire possible. Ce qui fonctionne le mieux est un porte-vues : pour chaque jeu, une vue contenant une seule grande illustration A4 pleine page (la plus belle possible), avec le nom du jeu clairement écrit, éventuellement une petite "catchphrase" bien sentie, et petit pavé de 20 mots maximum pour décrire l'ambiance du jeu. Éventuellement, on peut ajouter le nom du MJ s'il a une certaine notoriété (Vin Diesel : oui, Pierre Rosenthal : oui), et très exceptionnellement, le nom du scénario si celui-ci est souvent joué et bien connu. Pas besoin de plus ! Le numéro de table est inutile, tout comme le créneau horaire qui sera géré sur la plate-forme dédiée à cet effet. En outre, c'est une page par jeu, pas une page par partie : s'il y a 5 parties de D&D 5 proposées, ce n'est pas la peine de mettre 5 fois la présentation de D&D 5. L'objectif du catalogue est uniquement de permettre aux visiteurs de faire le choix de la bonne partie.
  • Une table bien rangée et propre. Vous êtes là pour accueillir les visiteurs, et non pour leur permettre d'analyser les reliefs de votre repas ou de s'extasier sur votre dernière acquisition rôlistique. Pas la peine non plus d'accumuler des détritus ou du bazar sur le stand, qui est là uniquement pour recevoir présentoirs, catalogues, et autres flyers. La propreté et le rangement sont des composantes essentielles du caractère accueillant du stand.
  • Du matériel de nettoyage sommaire. Poubelle, sacs poubelle, vaporisateur de désinfectant (voire de gel hydroalcoolique par les temps qui courent), rouleaux de papier essuie-tout : ils seront très vite bienvenus pour nettoyer les petits désagréments (gobelets renversés, etc.) qui ne manquent jamais d'arriver sur les stands.
  • Du matériel d'affichage. De grandes feuilles A2, des marqueurs épais, une paire de ciseaux et de l'adhésif double-face vous rendront des services insoupçonnés pour améliorer la signalétique du stand. Si vous en avez la possibilité, imprimer en A3 voire A2 certaines illustrations du catalogue et les afficher autour du stand, bien en vue des couloirs de circulation, aideront à capter le regard et l'intérêt des visiteurs.
  • Le matériel de valeur. Les vols ne sont hélas pas rares sur les conventions. Il est fortement déconseillé d'apporter un matériel de valeur et de le laisser sans surveillance ni sécurité : par exemple, la tablette tactile à destination des visiteurs qui souhaiteraient s'inscrire en ligne directement sur le stand doit impérativement être équipée d'un antivol, et ne jamais sortir sinon des mains, du moins du champ de vision de l'un des accueillants. Les objets de valeur des accueillants devraient idéalement... rester bien au chaud à la maison !

Les responsabilités basiques des personnes de l'accueil

Le matériel ne fait pas tout, loin de là. Une grande partie du succès de l'accueil repose sur les frêles épaules des courageux volontaires (ou moins volontaires) chargés de tenir le stand.

Celui qui tient le stand a la responsabilité, au minimum :

  • D'être souriant et aimable. Au cas où cela ne serait pas clair, la tenue d'un stand n'est pas un stage préparatoire à l'entrée dans l'administration pénitentiaire.
  • De tenir le stand. Ça peut sembler débile de l'écrire, mais la personne qui tient le stand est censée y rester : elle est ici pour assurer la fluidité de l'accueil des visiteurs, ce qu'elle ne peut pas faire si elle n'est pas physiquement présente. Quand la fatigue se fait sentir, elle a également la responsabilité de se faire remplacer, et dans ce cas de procéder à un éventuel transfert de connaissances sur les divers éléments qui ont émaillé la courte vie du stand ("- Cette chaise est cassée, ne pas l'utiliser. Romain est parti fumer mais a laissé un porte-documents ici, il faut le laisser en place et le surveiller le cas échéant. Merci de faire passer le message si tu te fais remplacer."), et d'indiquer le moment de son retour et s'y tenir.
  • D'assurer l'accès au stand. Rien ne "tue" plus l'accueil que 5 personnes qui taillent une bavette devant le stand, en bloquant par leur présence la visibilité du stand, la vision des accueillants, le passage dans les allées de la convention, et l'accès des visiteurs aux tables d'accueil. Ce n'est pas un stand bien achalandé - il le serait si les personnes qui discutent s'occupaient du stand au lieu de se raconter les derniers exploits de leur personnage de Héros comme Trois Pommes. La responsabilité des accueillants est de les inviter à se déplacer... voire même à tenir leur conversation derrière le stand si ceux-ci sont costumés ou attirent naturellement le regard, afin de renforcer l'intérêt des visiteurs.
  • De lever ses fesses de son siège. Ne pas rester assis, mais se mettre à la hauteur du visiteur qui, lui, est encore debout. Si la personne qui tient le stand a mal aux jambes à force d'avoir piétiné, c'est le moment pour elle de s'asseoir et de se faire remplacer. C'est également là que le tabouret de bar trouve tout son intérêt afin de reposer les jambes et d'éviter le piétinement au stand, qui finit par devenir douloureux au bout de quelques heures.
  • D'apprendre du visiteur ce qu'il recherche, tout simplement en engageant la communication avec lui, et, si une partie de JdR peut répondre à sa recherche, de "l'accrocher" et lui proposer la partie du jeu qui devrait le mieux correspondre à ses aspirations. Engager la communication avec un visiteur, ce n'est pas le héler de loin. C'est lui sourire d'abord, s'adresser à lui poliment, en le saluant, en lui souhaitant la bienvenue au salon, et idéalement en le vouvoyant parce qu'un minimum de respect lui est dû, même s'il ressemble à un orc (avec ou sans cosplay). S'il répond à ce sourire, à ce salut en ralentissant, en s'arrêtant : c'est le moment de lui proposer une partie. Si le visiteur recherche autre chose qu'une partie de JdR, il faut aussi faire l'effort d'éviter de le "zapper" en portant son regard dans le vague, vers la personne suivante, vers le pote qui tient le stand, ou vers le ciel. La personne ne cherchait pas un JdR, soit, mais ça ne veut pas dire qu'on peut se permettre l'impolitesse - et puis qui sait comme l'accueil du stand est sympa, peut-être que ce visiteur va vouloir en savoir plus et tester une partie ?
  • De ne pas insister lourdement si le visiteur a décliné une partie. Si le visiteur n'est pas intéressé... Eh bien il n'est pas intéressé. Il a décliné, il a dit non, tant pis, il ne reviendra pas sur sa décision. Insister risque de l'indisposer, et ce temps perdu à insister aurait été mieux consacré à présenter une partie de JdR à un autre visiteur.
  • De connaître les jeux dont des parties sont proposées. Certes, nul n'est censé connaître tous les jeux existants, ni d'avoir joué à tout. Cependant, lorsqu'un visiteur hésite entre deux parties proposées au catalogue et demande que l'accueillant le guide dans son choix, ce dernier doit être en mesure de présenter les différences techniques et thématiques entre ces parties. Ceci requiert que l'accueillant ait fait préalablement l'effort de se renseigner, plutôt que de devoir dire : "Ah, ce jeu, je ne sais pas ce que c'est, je ne le connais pas". L'accueillant a donc pour responsabilité de lire l'intégralité du catalogue des jeux et de s'informer de la teneur des parties qu'ils ne connaît pas auprès des MJ, des organisateurs du stand, ou tout simplement auprès d'un moteur de recherche sur Internet. Réciproquement, les démonstrateurs de jeux obscurs, complètement inconnus, et/ou pas encore sortis ont la responsabilité de présenter aux accueillants les thématiques et particularités de leurs jeux avec autant de clarté et d'objectivité que possible.
  • De proposer tous les jeux de manière impartiale. Okay, c'est un copain qui meujeute en table 5, et l'accueillant a envie de lui envoyer du monde. Et puis il n'aime pas le jeu en table 8, donc s'abstient d'en proposer des parties aux visiteurs. Cependant, une convention, un festival, un salon sont des événements faits pour les visiteurs, et pas pour l'accueillant ou son pote en table 5. Il a le devoir de prodiguer une information loyale et objective aux visiteurs, afin de leur permettre de faire leurs propres choix de manière éclairée - parce que peut-être qu'ils vont adorer le jeu en table 8, ou qu'ils n'accrocheront pas avec la personnalité du MJ en table 5.

L'orientation des visiteurs inscrits aux parties

Le visiteur est là, devant vous, avec ses grands yeux dégoulinants de gratitude parce que vous avez suivi à la lettre toutes les recommandations plus haut afin de rendre plus agréable son inscription à la partie de son choix. Que faites-vous ?

  • Accompagner les visiteurs jusqu'à leur table. Si les tables sont très clairement indiquées, cette tâche peut être optionnelle. Cependant, amener les joueurs jusqu'à leur table leur fait gagner du temps ainsi qu'au meneur de jeu, et dégage rapidement les abords du stand pour permettre l'accueil d'autres visiteurs ou groupes de joueurs inscrits. Il reste néanmoins nécessaire qu'au moins une personne accueillante reste sur le stand, donc cette pratique ne peut pas être mise en œuvre si l'accueil n'est assuré que par une seule personne.
  • Faire l'appel des visiteurs inscrits. C'est l'heure du changement de parties, un énorme groupe de visiteurs s'agglutine. Certains sont déjà inscrits à l'une ou l'autre partie, d'autres veulent s'inscrire. Le mieux serait encore d'identifier rapidement les visiteurs inscrits en faisant un appel. Pour cela, le plus efficace consiste à appeler, non pas les 153 inscrits ligne par ligne (ce qui serait une perte de temps complètement inutile), mais directement les jeux et créneaux. En effet, l'accueillant ne sait pas qui est qui, mais chaque inscrit sait en général à quelle partie il s'est inscrit sur quel créneau. C'est pourquoi, en appelant la partie et non les individus, tous le groupe des joueurs peut immédiatement se rendre (ou bien être accompagné jusqu') à la bonne table de jeu, à charge pour le MJ sur place de bien vérifier l'inscription de tous les joueurs présents. Cette pratique réduit rapidement le groupe des visiteurs agglutinés, la vérification des inscriptions est sous-traitée aux MJ et parallélisée sur chaque table, et permet par conséquent un traitement plus rapide et efficace des visiteurs non inscrits, des retards (ou annulations) et des éventuelles erreurs.

Comment choisir entre les MJ ?

Il s'agit du cas où il y a plus de MJ volontaires que de créneaux de parties disponibles. Les organisateurs du stand doivent faire un choix entre les différents MJ, mais comment faire ce choix ?

Comme déjà mentionné, les parties de démonstration au cours des salons et conventions sont avant tout dans l'intérêt des visiteurs, et pas des MJ. Cela signifie que les MJ à retenir sont de préférence ceux qui auront le plus d'intérêt pour les visiteurs, et ceux qui pourront faire en sorte qu'ils s'amusent le plus. Or, il l'a été déjà mentionné plus haut : le visiteur de convention veut en règle général jouer à un jeu qu'il ne connaît pas ou à un jeu qui lui tient à cœur (une avant-première), et tient à optimiser son amusement par rapport au temps qu'il consacre à la partie.

Ceci permet de proposer un certain nombre de pistes pour choisir un MJ de convention :

  • Le jeu proposé. Partant de la nécessité de proposer le meilleur divertissement possible aux visiteurs, une piste importante à privilégier pour le choix des MJ devrait être celle du jeu proposé, en priorisant les parties de jeux inhabituels et/ou obscurs ainsi que les MJ-auteurs (au hasard Johann Scipion et son jeu Sombre) dans une logique de sortie prochaine, imminente, ou concomitante à la date de la convention, par rapport à des MJ proposant une énième partie de Légende des 5 Anneaux ou de Donjons & Dragons - jeux faisant partie du tout-venant des boutiques et pour lesquels n'importe quel visiteur peut trouver une partie en club sans trop se fouler s'il souhaite y jouer. Cela ne veut pas dire qu'il ne faut pas proposer du tout-venant, bien au contraire puisque les parties de convention sont aussi l'occasion d'initier de nouveaux joueurs (et que comme présenté plus haut, le médiéval-fantastique standard "fait venir du monde"), mais simplement que, toutes choses égales par ailleurs, il ne faut pas hésiter à donner sa chance au MJ qui sort des sentiers battus en proposant une partie de Sketch!
  • L'expérience du MJ. Il est "jeune, il est vrai, mais aux âmes bien nées, la valeur n'attend point le nombre des années." Même si j'adore le Cid de Corneille, je me suis rendu depuis longtemps à l'évidence qu'on trouve bien peu de Rodrigue parmi les meneurs de convention, le slogan d'une célèbre pâte à tartiner "25 ans d'expérience feront toujours la différence" ayant tendance à s'appliquer avec plus de régularité (bien que j'aie hélas rencontré des exceptions malheureuses). Au risque de froisser quelques egos, et toutes choses égales par ailleurs, il est en règle générale préférable de privilégier les meneurs de jeu plus expérimentés aux "petits jeunes qui n'en veulent".
  • L'habitude des conventions. Indépendamment de l'expérience du meneur, il y a aussi son habitude des conventions. Une partie de convention, ce n'est pas un scénario avec les potes sur la table de la cuisine de maman. C'est un véritable effort supplémentaire de maîtrise en temps contraint dans des conditions difficiles et fatigantes. Cela signifie qu'entre un MJ qui n'a jamais fait de convention, et un MJ qui en a déjà fait trois ou quatre, il est préférable de choisir ce dernier. Même sans grande habitude des conventions, un MJ qui a déjà prévu des feuilles de prétirés, des pastilles au miel et de se placer en milieu de table est a priori mieux préparé à l'épreuve qui l'attend et sa candidature devrait être appréciée avec bienveillance.
  • La voix du MJ. Le MJ de convention doit être en mesure de couvrir de sa voix le brouhaha constant de la convention. Cela signifie que, toutes choses égales par ailleurs, un MJ à la voix forte est préférable à un MJ à la voix fluette. À cet égard, le bruit ambiant des conventions est souvent de fréquence basse et moyenne (ce qui correspond en général à la tessiture d'une voix masculine), tandis que les voix des meneuses de jeu se placent en général dans des gammes de fréquence moyennes et hautes, donc plus facilement audibles.

Ces pistes de sélection ne sont pas des critères hiérarchisés, et ne devraient être prises que comme des suggestions et non un guide obligatoire. Rien ne remplacera au final le fait de jouer effectivement avec les MJ pressentis, pour savoir comment ils se comportent avec des joueurs inconnus, et quelles sont leurs idiosyncrasies de maîtrise.